Siklus pengeluaran terdiri dari transaksi pemerolehan barang atau jasa. Barang yang diperoleh perusahaan dapat berupa aktiva tetap dan surat berharga yang akan digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun atau sediaan dan surat berharga yang akan dikonsumsi atau digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu satu tahun atau kurang. Jasa yang diperoleh perusahaan juga dapat dibagi menjadi dua, yaitu jasa yang hanya menghasilkan manfaat satu tahun atau kurang (jasa personel, bunga, asuransi, iklan) dan jasa yang menghasilkan manfaat lebih dari satu tahun (aktiva tidak berwujud).
Jenis-Jenis Akun Yang Mempengaruhi Audit Terhadap Siklus PengeluaranDalam siklus ini terdapat dua transaksi pembelian dan transaksi pengeluaran kas. Transaksi pembelian dan pengeluaran kas mempengaruhi sejumlah rekening sebagai berikut :
- Persediaan
- Persediaan bahan baku
- Biaya dibayar dimuka
- Plant asset
- Asset lain-lain (missal : aktiva tak berwujud)
- Kembalian pembelian
- Potongan pembelian
- Berbagai jenis biaya
- Utang dagang
- Kas
Materialitas, Risiko dan Strategi audit terhadap siklus pengeluaranTransaksi dalam siklus pengeluaran kadangkala tidak hanya berpengaruh secara individual pada hanya satu rekening saja, tetapi dapat berpengaruh pada lebih satu transaksi. Faktor-faktor risiko melekat yang berhubungan dengan transaksi-transaksi siklus pengeluaran meliputi:
- Seberapa banyak volume transaksi
- Kemungkinan adanya pembelian dan pengeluaran kas yang tidak diotorisasi
- Kemungkinan adanya pembelian aktiva yang tidak memadai
Dalam kasus kapitalisasi kas atau penentuan biaya periodic harus mempertimbangkan terhadap aspek kesinambungan dalam akuntansinyaKeempat factor tersebut sangat menentukan seberapakah tingkat risiko melekat dalam transaksi siklus ini.
Menghadapi kemungkinan tersebut, auditor harus merumuskan strategi dengan menggabungkan tingkat risiko pengendalian yang rendah dan pengujian substansi dalam siklus pengeluaran.Pemahaman terhadap pengendalian internAuditor harus memahami ketiga aspek struktur pengendalian intern yang ada dalam transaksi siklus pengeluaran, yaitu lingkungan pengendalian, system akuntansi, dan prosedur pengendalian.
Pemahaman tersebut sangat berguna dalam menentukan strategi audit dalam rangka pengujian substansi.Aspek lingkungan pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaranAuditor harus memahami struktur organisasi klien yang berkaitan dengan aktivitas siklus pengeluaran ini, sebagai contoh :
semua proses pembelian barang-barang dibawah kendali direktur operasi, pencatatan dibawah kendali kontroler, sedangkan proses pengeluaran kas dibawah kendali direktur keuangan, pengaturan pembelian aktiva tetap (capital expendictures) dan kebijaksanaan investasi strategis lainnya akan dipertimbangkan bagaimana pelaksanaanya.
Untuk memperoleh pemahaman terhadap bagan organisasi, auditor harus melakukan wawancara (inquiry) kepada manajemen.Sistem akuntansi secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaranPemahaman terhadap system akuntansi menyebabkan auditor harus mempelajari metode pengolahan data, dokumen-dokumen kunci, serta catatan yang digunakan dalam penanganan transaksi siklus pengeluaran.
Untuk itu auditor harus mempelajari manual akuntansi, bagan alir system akuntansi, dan melakukan wawancara dengan petugas bagian akuntansi untuk mengetahui proses pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran.Prosedur Pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaranAuditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini.
Kelima kategori tersebut antara lain :Adanya otorisasi yang memadaiAdanya pemisahan tugasAdanya dokumen dan catatan akuntansiAdanya akses kea rah pengendalianPengecekan yang di lakukan oleh personel yang independentAuditor harus melakukan evaluasi apakah prosedur pengendalian dalam perusahaan benar-benar telah berjalan dengan baik.
Prosedur pengendalian yang tidak memenuhi kelima criteria tersebut mempunyai kecenderungan risiko audit yang tinggi.Pengendalian Intern terhadap siklus pengeluaranCatatan dan dokumen yang biasa digunakan dalam transaksi siklus pengeluaranCheck, yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada bankCheck Summary, yaitu laporan tentang ringkasan check yang telah dikeluarakan dalam suatu periodeCash Disbusement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran cek untuk penjual atau pihak lain yang digunakan untuk memasukan ke dalam rekening utang dagang dan buku besarCash Disbusement Juornal or Check Register, merupakan catatan formal terhadap pengeluaran cek untuk pihak lain2. Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaranNama Fungsi Unit Organisasi Pemegang FungsiFungsi yang memerlukanpengeluaran kasFungsi pencatatan utangFungsi keuanganFungsi akuntansi biayaFungsi akuntansi umumFungsi audit internFungsi penerimaan kasBagian pemasaran atau bagian-bagian lain Bagian utangBagian kasaBagian akuntansi biayaBagian akuntansi umumBagian audit internBagian kasaKeterangan :
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan
2. Fungsi pencatatan utamaFungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3. Fungsi keuangan.Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
4. Fungsi akuntansi biayaDalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
5. Fungsi akuntansi umumDalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
6. Fungsi audit internFungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank scara periodikRisiko yang terdapat struktur pengendalian intern siklus pengeluaran.Dalam memahami risiko pengendalian yang timbul dalam transaksi pengeluaran kas harus memperhatikan kemungkinan-kemungkinan salah saji, pengendalian yang dibutuhkan, serta kemungkinan pengujian yang harus dilakukan berikut ini:
a. Terhadap transaksi pembayaran hutang.Kemungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang tidak disetujui, harus dikendalikan dengan cara penandatanganan cek melakukan penelaahan terhadap kelengkapan pendukung voucher dan persetujuannya. Auditor dapat melakukan pengujian dengan cara observasi apakah penandatanganan cek melakukan pengecekan dengan bebas terhadap dokumen pendukung.Kemungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan pemberian cap terhadap voucher dan dokumen pendukungnya bila telah dibayar. Auditor dapat melakukan pengujian apakah semua pembayaran diberi cap.Check mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan dengan pengecekkan oleh pihak yang bebas mengenai kesesuaian jumlah dalam check dengan voucher-nya.Check mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan dengan pengecekan pemberian tanda cek yang dikirim. Auditor dapa melakukan pengujian dengan melakukan wawancara tentang prosedur pengiriman check, dan observasi proses pengiriman check.
b. Terhadap transaksi pengeluaran kas.Check mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut tercetak. Auditor melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen bemomor urut tercetak.Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat melakukan pengujian terhadap bank rekonsiliasi.Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang dilakukan dengan memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam pengecekan.AUDIT ATAS SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIASiklus penggajian dan personalia meliputi penggunaan tenaga kerja dan pembayaran kesemua pegawai, tanpa memperhatikan klasifikasi atau metode penentuan kompensasi. Pegawai dapat berupa eksekutif dengan gaji tetap ditambah dengan bonus, pekerja kantor berdasarkan gaji bulanan dengan atau tanpa lembur, wiraniaga berdasarkan komisi, buruh pabrik dan pegawai serikat pekerja dibayar berdasarkan jam.Siklus penggajian dan personalia meliputi semua bentuk kompensasi yang diberikan kepada seluruh aktivitas tenaga kerja yang dipekerjakan perusahaan. Rekening-rekening yang terbentuk dalam siklus ini antara lain:Kompensasi pokok (meliputi gaji, upah, insentip, dan macam-macam tunjangan karyawan)Pajak atas gaji/upah karyawanBiaya tenaga kerja langsung (biaya overhead pabrik)Biaya tenaga kerja langsungUtang atas gaji/upah karyawanGaji dibayar dimuka (uang muka gaji)Permasalahan Audit Terhadap Siklus Penggajian dan PersonaliaSiklus ini menjadi penting dengan beberapa alasan.. Pertama gaji, upah, dan pajak penghasilan pegawai, dan beban pegawai lainnya merupakan komponen utama pada kebanyakan perusahaan, kedua beban tenaga tenaga kerja (labour) merupakan pertimbangan penting dalam penilaian persediaan pada perusahaan menufaktur dan konstuksi, dimana klasifikasi dan alokasi beban upah yang tidak semestinya dapat menyebabkan salah saji laba bersih secara material. Terakhir, penggajian merupakan bidang yang menyebabkan pemborosan sejumlah besar sumber daya perusahaan karena inefisiensi atau pengujian melalui fraud.Dalam perusahaan yang lebih besar, seringkali kebanyakan akun buku besar untuk memiliki lima puluh atau lebih akun beban gaji. Penggajian juga mempengaruhi akun persediaan barang jadi pada perusahaan manufaktur. Audit atas siklus penggajian dan personalia meliputi perolehan pemahaman atas struktur pengendalian intern, penetapan resiko pengendalian, pengujian atas substantif atas transaksi, prosedur analitis dan pengujian terinci atas saldo.Jenis-jenis Akun Yang Mempengaruhi Siklus Penggajian dan PersonaliaJenis jenis akun yang mempengaruhi adalah :Beban Gaji dan UpahPajak penghasilan ditanggung perusahaan dan tunjangan pegawaiKewajiban berupa hutang gaji, hutang pajak penghasilan pegawaiAkun sejenis yang berhubungan dengan penggajianMenjelaskan dan menilai materialitas, resiko dan strategi auditKecurangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian auditor. Kecurangan semacam ini timbul dari adanya pegawai fiktif yang dimasukkan dalam daftar gaji, dan kemungkinan kesalahan yang disengaja dalam menyusun klasifikasi daftar gaji. Ini berarti ada karyawan yang dihitung dengan tarif yang lebih tinggi. Disamping adanya kecurangan tersebut, akuntan harus memperhatikan ketelitian perhitungan sejak penhitungan waktu hadir, insentif sampai dengan pembuatan daftar gaji dan pembuatan slip gaji.Berbagai aspek resiko diatas akan mempengaruhi strategi audit siklus penggajian dan personalia, oleh karena itu hal hal yang harus dipertimbangkan adalah :Resiko audit yang utama timbul dari pemrosesan transaksi penggajianPerusahaan pada umumnya memperluas cakupan pengendalian intern untuk transaksi penggajianSaldo hutang gaji pada akhir tahun kadang kala tidak materialTeknis audit yang disarankanVerifikasi kecermatan penyajian berbagai saldo, daftar dan buku pembantuTerapkan prosedur analitikalLakukan inspeksi proses penghitungan daftar gaji dan hutangHitung kembali dan lakukan pengujian terhadap daftar gaji dan upahBandingkan penyajian statement dengan GAAPStruktur Pengendalian InternAuditor harus memahami struktur pengendalian intern dalam aktivitas pembayaran gaji. Ketiga unsur pengendalian intern harus dipahami, agar dapat menentukan resiko audit yang akan dihadapinya.Aspek struktur pengendalian yang harus diperhatikan auditor adalah :a. Lingkungan pengendalianSangat dipengaruhi sistem perekonomian yang berlaku. Dalam menerapkan sistem penggajian ini dipengaruhi oleh kesepakatan kerja dengan organisasi buruh setempat. Dalam masalah penggajian ini manager personalia menghadapi masalah yang sangat pelik karena pada dasarnya transaksi tenaga kerja terjadi setiap saat bersamaan dengan operasinya perusahaan.b. Sistem akuntansiMencerminkan proses penanganan transaksi penggajian dalam operasi perusahaan. Auditor harus memahami sistem yang digunakan untuk menangani transaksi jasa-jasa tenaga kerja beserta aspek pengendaliannyac. Prosedur pengendalianMenghendaki pelaksanaan lima aspek kategorisasi sistem pengendalian intern dalam operasi perusahaan. Kelima kategori tersebut adalah otorisasi yang memadai, dokumen dan buku-buku catatan, pemisahan tugas, akses kendalian dan pengecekan oleh pihak yang independentCatatan dan dokumen dalam siklus penggajian dan personaliaDokumen-dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur penggajian antara lain sebagai berikut :Personal Authorization adalah surat keputusan yang berisi penempatan dan penugasan seseorang karyawan dalam posisi dan jabatan tertentuClock Card adalah formulir daftar hadir karyawanTime tickect adalah formulir yang digunakan untuk mencatat waktu kerja seseorang karyawan atas penugasan dan jabatan tertentuPayroll Register adalah laopran yang berisi informasi penggajian seluruh karyawan perusahaan.Payroll Check adalah dokumen yang berisi perintah kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang sebagai kompensasi yang diserahkan kepadanya.Labor Cost Distribution Summary adalah laporan yang berisi jumlah pembayaran gaji setiap periode untuk setiap klasifikasi rekening gajiEmployee Personnel File merupakan data permanen yang berisi risalah kerja setiap karyawanPersonnel Data Master File adalah arsip data personel berkomputer yang termuktahirEmployee Earning Master File adalah arsip data personel untuk komputer mengenai penghasilan masing-masing karyawanFungsi-fungsi yang terkait pada siklus penggajian personaliaKerjasama diantara berbagai bagian tersebut menunjukkan fungsi tertentu yang antara lain :a. Hiring EmployeesFungsi ini berkaitan dengan proses penempatan karyawan pada suatu unit kerjab. Authorizing Payroll ChangesAdalah fungsi personalia yang berkaitan dengan penetapan struktur gaji atau upah seseorang beserta perubahannya dalam sistem penggajian perusahaanc. Preparing Attendance dan Time Keeping DataAdalah fungsi personalia yang berkaitan dengan pencatatan kehadiran seseorang dalam kantor atau pabrik dan pencatatan aktifitas seseorang di unit kerja masing¬masingd. Preparing the PayrollAdalah fungsi personalia yng berkaitan dengan penyiapan daftar gaji seluruh karyawane. Recording the PayrollAdalah fungsi akuntansi yang berkaitan dengan pencatatan semua transaksi penggaj ianf. Paying the PayrollAdalah fungsi berkaitan dengan pembayaran gaji kepada setiap individu karyawang. Filling Payroll Tax ReturnAdalah fungsi ini berkaitan dengan penanganan pembayaran pajak untuk setiap individu karyawan
Sumber Referensi :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar